Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Аналіз стану діловодства суду станом на 10.11.2015 року та пропозиції з підвищення рівня цієї роботи
На виконання п.1.31 плану роботи на ІІ півріччя, мною, старшим секретарем суду, Кравець Г.Я. було проведено перевірку стану діловодства суду станом на 10.11.2015 року.
Ведення судового діловодства в Зборівському районному суді здійснюється згідно з вимогами «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді», затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173.
Оформлення організаційно-розпорядчих документів, створених у результаті діяльності суду здійснюється з дотриманням вимог ДСТУ 4163-2003.
Діловодство суду ведеться державною мовою, усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог законодавства України.
Відповідно до ст.149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», розроблено та затверджено наказом керівника апарату суду (наказ від 04.07.2013 року №28) положення про канцелярію суду, яке погоджене з головою Зборівського районного суду (04.07.2013 року).
Все діловодство суду ведеться в комп’ютерній програмі «Д-3», яка постійно оновлюється у відповідності до нововведень законодавства, так на даний час діє версія 3.11.4.
В результаті перевірки виявлено наступне:
Відповідно до Номенклатури справ суду на 2015 рік, затвердженої головою суду (від 15 грудня 2014 року), яка вміщує такі розділи та заведено нарядів:
- канцелярія суду – 51 наряд;
- кадрове забезпечення – 30 нарядів ;
- робота з питань діяльності судових розпорядників, забезпечення безпеки та незалежності суддів – 5 нарядів;
- охорона праці – 3 наряди;
- організація впровадження електронного документообігу суду – 3 наряди;
Відповідно, всі заведені журнали прошиті, пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.
Оформлення нарядів, які ведуться у суді, відповідає вимогам Інструкції.
Плани роботи суду складаються по півріччях. Вони містять відомості про найменування заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про виконання. Виконавцями дотримуються строки проведення запланованих заходів; відповідно в кожному наряді міститься документ про його виконання: аналізи, письмові довідки, акти перевірок.
Зокрема, згідно плану роботи суду було підготовлено 8 (вісім) довідок, а саме:
- довідка про результати перевірки наявності печаток і штампів Зборівського районного суду, а також порядок їх зберігання та використання;
- довідка про результати перевірки стану розгляду справ з остатку за 2014 рік;
- довідка про виконання вироків щодо речових доказів (своєчасність та повнота їх виконання) за 2014 рік;
- довідка про результати перевірки направлення електронних копій судових рішень до Реєстру та заповнення всіх реквізитів відповідної електронної інформаційної картки;
- довідка про результати перевірки стану роботи працівників канцелярії суду в комп’ютерній програмі «Діловодство 3» (КП «Д-3»);
- довідка перевірки роботи канцелярії суду щодо контролю за прийняттям та обліком апеляційних, касаційних скарг та касаційних подань на судові рішення за 1 півріччя 2015 року;
- довідка щодо строків здачі судових справ до канцелярії суду;
- довідка щодо звернення до виконання постанов про накладення адміністративного стягнення за корупційні правопорушення та стан контролю за їх виконанням;
- довідка щодо звернення до виконання судових рішень, ухвалених протягом 9-ти місяців 2015 року в порядку окремого провадження.
- аналіз технічного забезпечення Зборівського районного суду;
- підсумки роботи Зборівського районного суду за 1 півріччя 2015 року;
- базові показники ефективності діяльності Зборівського районного суду за 1 півріччя 2015 року;
Всі виконані довідки підшиті в (наряд 1.7), згідно номенклатури справ суду.
Автоматизована система документообігу впроваджена в суді з 01.01.2011 р.
Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції здійснюється старшим секретарем суду з дотриманням вимог КП “Д-3”. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, реєструються і опрацьовуються в автоматизованій системі в день їх надходження. На кожен вхідний документ створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Внесення інформації до реєстраційної картки здійснюється користувачами автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов‘язків.
Автоматичний розподіл судових справ здійснюється в суді протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів старшим секретарем суду, у випадку його відсутності – секретарем суду (відповідно до Положення про канцелярію суду).
Реєстри вхідної та вихідної кореспонденції друкуються щотижнево та підшиваються в відповідні наряди (за індексами 1.20 та 1.32), згідно номенклатури справ суду. Станом на 10.11 2015 року зареєстровано 3729 вхідної та відповідно 1054 вихідної кореспонденції.
Після реєстрації усі судові справи (матеріалів кримінального провадження) та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках. Реєстрація в автоматизованій системі діловодства суду судових справ (матеріалів кримінального провадження) та кореспонденції, здійснюється відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішення Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30, погодженого Державною судовою адміністрацією України 26 листопада 2010 року, діє в новій редакції - затверджена рішенням Ради суддів від 02 квітня 2015 року №5 та погоджена наказом ДСА України 02 квітня 2015 року №45.
Всі судові справи, матеріали кримінального провадження реєструються відповідно до встановленого переліку індексів.
Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура єдиного унікального номера справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри), через дріб номер справи за порядком у поточному році, через дріб рік реєстрації (дві цифри) - вид судочинства. Справи адміністративного судочинства позначаються літерою а, кримінального - к, про адміністративні правопорушення - п, цивільного - ц.
Також автоматизованою системою документообігу суду може формуватися номер провадження, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити індекс, код суду, номер справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
Після реєстрації та визначення автоматизованою системою документообігу суду судді (запасного судді, слідчого судді) або колегії суддів для конкретного судового провадження, судові справи передаються суддям під підпис у контрольному журналі судових справ, переданих для розгляду судді (додаток 31). Такий журнал ведеться окремо щодо кожного судді. Записи в журналі здійснюються у міру передавання справ. Розподіл їх за формами судочинства, категоріями справ тощо забороняється.
Ведення журналів розгляду судових справ відповідають вимогам п. 13.4 Інструкції (додаток 37). Секретарі судового засідання роблять записи у журналі розгляду судових справ і матеріалів, які розглядались суддею протягом робочого дня.
Всі судові справи формуються відповідно до Інструкції з діловодства.
Постійно оновлюється офіційний веб-сайт суду, відповідно до змісту інформації, яка підлягає оприлюдненню на веб-сайті судів веб-порталу судової влади України, (відповідно до регламенту інформаційного наповнення офіційного веб-порталу «Судова влада України» затвердженого наказом ДСА України № 30 від 17.02.2014 року).
На дошці оголошень суду розміщена інформація, щодо справ призначених до розгляду суддями, реквізити щодо сплати судового збору, щодо прийому громадян керівництвом суду, інформація щодо роботи електронного суду та інше.
Прийом громадян та видача копій судових документів канцелярією суду здійснюється кожен робочий день.
Станом на 10.11.2015 року скарг на роботу суду (щодо ведення діловодства) не надходило.
Грубих порушень щодо ведення діловодства в суді не виявлено.
Аналізуючи роботу суду щодо ведення діловодства станом на 10.11.2015 року, можна вважати більш вдосконаленою, в зв’язку з веденням нових комп’ютерних технологій, а саме: оновленням версії комп’ютерної програми «Д-3», щодо ведення первинного обліку справ та матеріалів при складанні статистичних звітів (доопрацьовано шаблони автоматичної побудови статистичних звітів за формами № 1-1, 1-Л, 2-Ц, 2-А, 4,10, 23, реалізовано механізм автоматичного визначення народних засідателів; у всіх назвах шаблонів документів слово «Довідка» змінено на «Протокол»; у зв’язку з внесенням змін до Кримінального кодексу України та Кодексу України про адміністративні правопорушення додано нові статті у довідник «Типи та категорії справ»; оновлено шаблони автоматичної побудови звітів за формами № 1-1-ОП та 6-8.)
З огляду на викладене, та з метою вдосконалення організації ведення діловодства суду та поліпшення якості підготовки працівників канцелярії вважаю за доцільне:
- секретарям суду ретельно перевіряти достовірність даних при внесені їх до обліково-статистичних карток, що є основою для формування достовірних статистичних звітів ;
- консультанту суду регулярно проводити навчання по вивченні змін до «Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді» та чинного законодавства;
- головному спеціалісту з інформаційних технологій, при виході нової версії комп’ютерної програми «Д-3» повідомляти працівників апарату суду та проводити спільні навчання згідно пунктів оновлення версії.
- старшому секретарю суду один раз в місяць проводити перевірки роботи канцелярії суду з питань ведення загального діловодства суду.
_03_03.png)
